Nimmt jeden Anruf an
Automatische Anrufannahme rund um die Uhr, auch bei mehreren Anrufern gleichzeitig. Kein Besetztzeichen, keine Warteschleife, keine Mailbox.
Ihre KI-Rezeption — direkt vom Entwickler
Kein Anruf geht mehr verloren.
Ihr KI-Telefonassistent ist
rund um die Uhr erreichbar.
SmartRezeption nimmt Ihre Anrufe an, beantwortet die häufigsten Fragen, vereinbart Termine und schickt Ihnen jedes Anliegen sofort als Zusammenfassung — per WhatsApp oder E-Mail. In wenigen Minuten selbst startklar — oder der Entwickler richtet alles persönlich für Sie ein.
14 Tage kostenlos testen · Monatlich kündbar · Keine Einrichtungsgebühr
Direkt vom Entwickler — keine HotlineJohannes Paffrath · 0170 5409134
Beispiel-Anruf
A
„Guten Tag, ich hätte gern einen Termin zur Vorsorge.“
„Sehr gerne. Donnerstag um 9:30 Uhr oder Freitag um 14 Uhr — was passt Ihnen besser?“
A
„Donnerstag, halb zehn.“
„Notiert. Darf ich noch Ihren Namen und eine Rückrufnummer?“
Zusammenfassung an Sie
- AnliegenTerminwunsch
- TerminDo, 9:30 Uhr
- Rückruf0151 …
Beispiel-Gespräche — anklicken & sofort anhören. Ganz ohne Anruf.
Stimme wählen, Tempo einstellen — sofort reinhören.
Kein Anruf, keine Anmeldung. Genau die Regler, die Sie später im Dashboard haben.
1 Stimme wählen — anklicken zum Anhören
2 Verhalten einstellen
Wie schnell antwortet der Assistent?Zügig
⚡ Antwortet sofortLässt in Ruhe ausreden
Darf man ins Wort fallen?Standard
Lärmrobust (ignoriert Geräusche)Stoppt sofort beim Reinreden
Echte Aufnahmen unseres Assistenten. Im Dashboard stellen Sie zusätzlich Erreichbarkeit, Wissen, Durchstellen und mehr ein.
Start-Angebot
Ohne Risiko ausprobieren.
- 14 Tage kostenlos testen
- Erstmonat zum halben Preis
- Keine Einrichtungsgebühr
- Monatlich kündbar
- Selbst in Minuten startklar — oder auf Wunsch richten wir ein
Bei kleinen Betrieben bleibt fast jeder dritte Anruf unbeantwortet — Feierabend, Baustelle, Mittagspause, der Termin nebenan. Und jeder verpasste Anruf ist ein Auftrag, der bei der Konkurrenz landet. SmartRezeption sorgt dafür, dass jemand abnimmt. Immer.
Eine Rezeption, die nie krank wird, nie Pause macht und nie besetzt ist.
Vereinbart Termine
Die KI bietet freie Zeitfenster an und trägt den Termin direkt in Ihren Kalender ein — synchron mit Google Kalender, Outlook/Microsoft 365 und Apple Kalender.
Erfasst das Anliegen
Name, Rückrufnummer und Grund des Anrufs — sauber notiert und sofort an Sie übermittelt.
Leitet weiter, wenn nötig
Dringende Fälle stellt die KI direkt zum richtigen Ansprechpartner durch oder kündigt einen Rückruf an.
Zusammenfassung per WhatsApp
Nach jedem Gespräch bekommen Sie Transkript und Kurzfassung dorthin, wo Sie ohnehin hinschauen.
Spricht klares Deutsch
Führt das Gespräch auf Deutsch — natürlich und freundlich. Weitere Sprachen auf Anfrage.
Was andere nicht können
Erkennt Ihre Stammkunden wieder.
Ruft jemand zum zweiten Mal an, weiß Ihre KI-Rezeption Bescheid — Name, letztes Anliegen, offener Termin. Kein lästiges Wiederholen, jeder Anruf fühlt sich persönlich an.
- Beim Namen begrüßt: Bekannte Anrufer werden persönlich angesprochen — sicher und nur, wenn der Name eindeutig ist.
- Knüpft ans letzte Gespräch an: „Geht es wieder um …?“ — Ihre Kunden müssen nichts doppelt erklären.
- DSGVO-konform: Nur mit Einwilligung, jederzeit löschbar, Daten in der EU.
Ihr Dashboard
Jeder Anruf im Blick — in Ihrer App.
Jeder Anruf landet sofort in Ihrer App: mit Zusammenfassung, Transkript und Ergebnis. Stimme, Erreichbarkeit, Wissen und das Antwort-Verhalten ändern Sie selbst — am Rechner oder unterwegs am Handy.
- Alle Anrufe & Zusammenfassungen: Wer hat angerufen, was war das Anliegen, was ist zu tun — auf einen Blick, mit vollem Transkript.
- Selbst einstellen: Stimme, Öffnungszeiten und Wissen stellen Sie selbst ein, das Antwort-Tempo per Schieberegler — Änderungen gelten ab dem nächsten Anruf.
- DSGVO im Griff: Löschfristen festlegen, Auskunft & Löschung pro Anrufer mit einem Klick.
In wenigen Minuten selbst eingerichtet.
-
1
Einrichten
Betrieb beschreiben, Stimme wählen, Öffnungszeiten & häufige Fragen festlegen — alles direkt im Browser, ohne Technik.
-
2
Nummer wählen & testen
Neue Nummer von uns oder Ihre bestehende darauf umleiten, Tarif wählen — und 14 Tage kostenlos testen.
-
3
Die KI geht ans Telefon
Ab sofort nimmt SmartRezeption an und meldet Ihnen jedes Anliegen zusammengefasst. Lieber persönlich? Auf Wunsch richten wir alles für Sie ein.
Ihre Nummer, unsere KI — in unter einer Minute verbunden.
Egal ob Handy, Festnetz oder FritzBox: Hier steht für jeden Anschluss der exakte Weg, inklusive der Codes zum Abtippen. Sie behalten Ihre gewohnte Nummer — Anrufer wählen wie immer, nur nimmt jetzt die KI ab. Wer lieber gar nichts umstellen will, bekommt einfach eine fertige Nummer von uns.
Handy-Nummer (Telekom, Vodafone, O2, 1&1)
30 SekundenFür alle, deren Geschäftsnummer eine Mobilfunknummer ist — funktioniert auf jedem deutschen Handynetz gleich.
- Telefon-App öffnen, als würden Sie jemanden anrufen.
- Für "alle Anrufe sofort an die KI":
**21*IhreKI-Nummer#eintippen und mit der grünen Hörertaste senden. Beispiel:**21*+4922619913998# - Das Netz bestätigt kurz mit einer Ansage oder Meldung — fertig, ab jetzt nimmt die KI jeden Anruf an.
- Lieber nur, wenn Sie selbst nicht rangehen? Statt **21* den Code
**61*IhreKI-Nummer#(klingelt erst bei Ihnen, dann KI) und zusätzlich**67*IhreKI-Nummer#(wenn Sie gerade telefonieren). - Wieder abschalten:
#21#senden (bzw.#61#/#67#). Alle Umleitungen auf einmal löschen:##002#. - Status prüfen, ob und wohin umgeleitet wird:
*#21#senden.
AnruferIhr Kunde wählt Ihre gewohnte Handynummer. Bei **21* klingelt es bei Ihnen gar nicht erst — die KI ist sofort dran und begrüßt freundlich. Bei **61*/**67* klingelt es erst kurz bei Ihnen, und nur wenn Sie nicht abnehmen, übernimmt die KI.
Telekom-Festnetz (per Tastencode)
1 MinuteFür klassische Telekom-Festnetzanschlüsse — direkt am Telefonhörer eingerichtet, ohne Login.
- Hörer abnehmen (Freizeichen abwarten).
- Für "alle Anrufe sofort an die KI":
*21*IhreKI-Nummer#eintippen. Wichtig: am Festnetz nur EIN Stern vorne. Beispiel:*21*022619913998# - Auf die Ansage "Das Dienstmerkmal ist aktiviert" warten, dann auflegen.
- Nur wenn Sie nicht rangehen (nach ~20 s):
*61*IhreKI-Nummer#. Nur wenn besetzt:*67*IhreKI-Nummer#. - Wieder abschalten:
#21#(bzw.#61#/#67#). Status abfragen:*#21#. - Klappt nur ein Besetztzeichen? Dann ist es ein IP-/MagentaZuhause-Anschluss — nutzen Sie den Weg über die FritzBox oder das Telefonie-Center (siehe nächste Variante / FAQ).
AnruferAnrufer wählen Ihre Festnetznummer wie immer. Bei *21* nimmt die KI sofort ab; bei *61*/*67* erst, wenn bei Ihnen niemand rangeht oder besetzt ist. Für den Anrufer fühlt es sich an wie eine immer erreichbare Rezeption.
FritzBox / Internet-Telefonie (jeder Anbieter)
empfohlen bei FritzBoxFür alle mit FritzBox am Anschluss — und der zuverlässige Weg bei modernen IP-/VoIP-Anschlüssen, wo Tastencodes oft nicht greifen.
- Im Browser fritz.box (oder 192.168.178.1) öffnen und mit dem FritzBox-Kennwort anmelden.
- Links auf "Telefonie" klicken, dann auf "Rufbehandlung".
- Oben den Reiter "Rufumleitung" wählen und auf "Neue Rufumleitung" klicken.
- Bei "Umleiten an" Ihre KI-Nummer als externe Rufnummer eintragen.
- Bei "Art der Umleitung" wählen: "Sofort" (KI nimmt immer an), "Verzögert" (klingelt erst x Sekunden bei Ihnen) oder "Bei Besetzt".
- Optional Häkchen "Rufumleitung zeitgesteuert an- und ausschalten" setzen und im Wochenplan festlegen, wann die KI ran soll (z. B. nur abends/am Wochenende). Mit "OK" speichern.
AnruferDie FritzBox schaltet im Hintergrund — der Anrufer merkt nichts davon. Er wählt Ihre Nummer, und je nach Einstellung ist die KI sofort dran oder springt nur ein, wenn bei Ihnen niemand abnimmt. Mit dem Wochenplan klingelt tagsüber Ihr Telefon, abends die KI.
Neue Nummer von uns (gar nichts umstellen)
0 AufwandFür alle, die es am einfachsten wollen — oder bei Vodafone-Kabel und anderen Anschlüssen, bei denen Codes abweichen.
- Sie bekommen von uns eine eigene, neue Rufnummer — an der direkt die KI klingelt.
- Keine Umleitung, kein Code, kein Eingriff in Telefon oder Router. Nichts an Ihrem bestehenden Anschluss ändert sich.
- Mit einem kurzen Testanruf prüfen, dass die KI rangeht.
- Die neue Nummer dort eintragen, wo Anrufer Sie finden: Google-Unternehmensprofil, Website, E-Mail-Signatur, Visitenkarten, Schaufenster.
- Möchten Sie später nur EINE Nummer? Ihre bestehende Nummer lässt sich kostenlos zu uns mitnehmen (Portierung) — wir kümmern uns um alles.
AnruferAnrufer wählen Ihre neue SmartRezeption-Nummer und landen direkt bei der KI — ohne Umweg. Ihre alte Nummer läuft unverändert parallel weiter, niemand wird abgeschnitten.
Gemacht für Betriebe, bei denen das Telefon nicht warten kann.
Handwerk & Bau
Wenn Sie auf dem Dach oder im Graben stehen, klingelt das Telefon trotzdem. Die KI nimmt an, während Sie arbeiten.
Praxen & Kanzleien
Ein digitaler Telefonservice für die Anmeldung: Terminwünsche, Rückrufbitten und Standardfragen — aufgenommen, ohne dass die Anmeldung im Stress untergeht.
Salons & Studios
Während Sie am Kunden sind, bucht die KI den nächsten Termin und beantwortet Fragen zu Preisen und Öffnungszeiten.
Hausverwaltung & Immobilien
Schadensmeldungen und Anliegen strukturiert erfasst — auch außerhalb der Bürozeiten.
Dienstleister & Agenturen
Wie ein virtueller Telefonassistent: neue Anfragen qualifiziert und vorsortiert, damit Sie nur die Gespräche führen, die sich lohnen.
Service & Onlineshops
Bestell- und Servicefragen abgefangen, bevor sie in der Hotline-Warteschleife verpuffen.
Feste monatliche Pakete. 14 Tage gratis. Monatlich kündbar.
Start
Für Einzelbetriebe
ab 79 €/Monat
Die KI nimmt ab, erfasst das Anliegen und schickt Ihnen die Zusammenfassung.
- Anrufannahme rund um die Uhr
- Anliegen + Rückrufnummer erfasst
- Zusammenfassung per WhatsApp & E-Mail
- Eigene Begrüßung
- ca. 250 Gesprächsminuten inkl.
- Mehrminuten: 0,19 €/Min, sekundengenau
Beliebt
Pro
Für wachsende Betriebe
ab 149 €/Monat
Die volle Rezeption: Termine, Weiterleitung und eigene KI-Stimme.
- Alles aus Start
- Terminbuchung in Ihren Kalender
- Weiterleitung an Mitarbeiter
- Weitere Sprachen auf Anfrage
- Eigene KI-Stimme
- ca. 1.000 Gesprächsminuten inkl.
- Mehrminuten: 0,15 €/Min, sekundengenau
Business
Mehrere Standorte
ab 349 €/Monat
Hohes Anrufvolumen, mehrere Standorte und eigene Abläufe — mit großzügigem Minutenpaket.
- Alles aus Pro
- Mehrere Nummern & Standorte
- Webhook & API: Anrufergebnis strukturiert in Ihr System
- Priorisierter Support
- ca. 2.500 Gesprächsminuten inkl.
- Mehrminuten: 0,12 €/Min, sekundengenau
14 Tage kostenlos testen · keine Einrichtungsgebühr · monatlich kündbar. Bei jährlicher Zahlung 15 % sparen. Alle Preise sind Endpreise — als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Inklusivminuten beziehen sich auf Gesprächszeit; darüber hinaus wird pro Minute transparent abgerechnet.
DSGVO und KI-Recht sind eingebaut — nicht nachgereicht.
Ein KI-Telefonassistent verarbeitet personenbezogene Daten. Wir betreiben SmartRezeption so, dass Sie auf der sicheren Seite sind:
-
KI-Hinweis fest eingebaut
Jeder Anrufer hört zu Gesprächsbeginn, dass eine KI spricht — fest verankert und nicht überschreibbar (DSGVO & EU-AI-Act Art. 50, ab August 2026).
-
EU-Verarbeitung & AVV
Verarbeitung in der EU. EU-Datenresidenz und Zero-Data-Retention beim KI-Anbieter werden für Ihren Account eingerichtet. Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragsverarbeiter-Liste inklusive.
-
Automatische Löschfristen
Transkripte und Anrufer-Daten werden nach einstellbaren Fristen automatisch gelöscht — Sie bestimmen die Dauer in Ihrem Dashboard.
-
Einwilligung, Auskunft & Löschung
Aufzeichnung nur mit Einwilligung des Anrufers. Verlangt jemand Auskunft oder Löschung, exportieren oder löschen Sie alle Daten zu seiner Nummer mit einem Klick.
Wer dahintersteht
Sie sprechen direkt mit dem Entwickler.
SmartRezeption ist kein anonymes Portal. Ich entwickle die KI selbst und betreue jeden Betrieb persönlich — keine ausgelagerte Technik, kein Callcenter. Sie richten in wenigen Minuten selbst ein, oder ich übernehme das für Sie. So oder so erreichen Sie direkt mich: meine Handynummer steht da, Antwort in der Regel am selben Werktag.
- Selbst oder von mir: Sie richten in wenigen Minuten selbst im Browser ein — oder ich nehme Ihren Betrieb auf und stelle die KI passend für Sie ein.
- Einer der ersten Betriebe: Als früher Kunde haben Sie direkten Draht und Einfluss darauf, was die KI können soll.
- Echte Telefonie: Anbindung an Ihre bestehende Rufnummer oder eine neue Nummer von uns — kein neues Gerät, keine App.
Was Betriebe vor dem Start wissen wollen.
Merken meine Kunden, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja — und das ist gewollt. Die KI sagt zu Beginn transparent, dass sie ein digitaler Assistent ist. Das schafft Vertrauen und ist rechtlich vorgeschrieben. Die Stimme klingt dabei natürlich und freundlich.
Ist das ein klassischer Anrufbeantworter?
Nein. Ein Anrufbeantworter zeichnet nur auf — SmartRezeption nimmt den Anruf aktiv an, beantwortet Fragen, vereinbart Termine und leitet wichtige Anliegen weiter. Statt einer vollen Mailbox oder einer besetzten Telefonzentrale bekommen Sie nach jedem Gespräch eine fertige Zusammenfassung.
Was passiert mit dringenden oder komplizierten Anrufen?
Die KI erkennt, wenn ein Mensch gefragt ist, und leitet weiter oder kündigt einen schnellen Rückruf an. Die wichtigen Fälle bekommen Sie sofort gemeldet.
Muss ich etwas installieren oder meine Nummer wechseln?
Nein. Sie richten alles in wenigen Minuten selbst im Browser ein — keine Hardware, keine Software. Sie bekommen eine neue Nummer von uns oder leiten Ihre bestehende einfach darauf um; Ihre gewohnte Nummer behalten Sie.
Wie schnell ist das eingerichtet?
In wenigen Minuten: Sie richten direkt im Browser ein und testen 14 Tage kostenlos. Lieber persönlich? Dann übernehmen wir die Einrichtung für Sie — in der Regel innerhalb weniger Tage.
Was kostet es wirklich?
Eine feste monatliche Gebühr je nach Paket — 14 Tage kostenlos testen, keine Einrichtungsgebühr. Keine versteckten Kosten; Gesprächsminuten über dem Inklusivvolumen werden transparent abgerechnet.
Sind die Daten meiner Anrufer sicher?
Verarbeitung in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und klaren Löschfristen. Die Details stehen in unserer Datenschutzerklärung.
Behalte ich wirklich meine bestehende Nummer?
Ja. Bei der Umleitung bleibt Ihre gewohnte Nummer unverändert — Ihre Kunden wählen genau wie bisher, nur nimmt jetzt die KI ab. Sie können die Umleitung jederzeit selbst wieder abschalten (am Handy #21#, am Telekom-Festnetz ebenfalls #21#, in der FritzBox per Schieberegler). Möchten Sie lieber eine komplett neue Nummer, bekommen Sie die von uns; Ihre alte läuft dann einfach parallel weiter.
Wie geht das bei Telekom, Vodafone oder O2 am Handy?
Die Codes gehören zum Mobilfunk-Standard und sind bei Telekom, Vodafone, O2 und 1&1 identisch. Für alle Anrufe sofort: **21*IhreKI-Nummer# eintippen und mit der grünen Hörertaste senden, abschalten mit #21#. Soll die KI nur einspringen, wenn Sie nicht rangehen, nehmen Sie **61* (keine Antwort) und **67* (besetzt). Tipp: Zielnummer am sichersten mit +49 eingeben.
Ich habe eine FritzBox — was muss ich tun?
Bei einer FritzBox richten Sie die Umleitung am besten direkt in der Oberfläche ein, nicht per Tastencode: fritz.box im Browser öffnen, anmelden, dann Telefonie › Rufbehandlung › Reiter Rufumleitung › Neue Rufumleitung. Dort Ihre KI-Nummer als Ziel eintragen und die Art (Sofort / Verzögert / Bei Besetzt) wählen. Das ist gerade bei modernen Internet-Anschlüssen der zuverlässige Weg, weil Tastencodes dort oft nicht durchgereicht werden.
Kann die KI nur nachts oder außerhalb der Öffnungszeiten rangehen?
Ja — aber nicht per einfachem Tastencode: Eine zeitgesteuerte Umleitung nach Uhrzeit ist im Mobilfunk- und Festnetz-Code nicht vorgesehen. Den echten Wochenplan (z. B. tagsüber Sie, abends die KI) richten Sie in der FritzBox ein: Telefonie › Rufbehandlung › Rufumleitung › Häkchen "Rufumleitung zeitgesteuert an- und ausschalten". Alternativ richten wir Ihnen die Geschäftszeiten-Schaltung direkt ein — sagen Sie uns einfach Ihre Zeiten.
Was kostet die neue Nummer von Ihnen?
Die neue Nummer ist in Ihrem Paket enthalten — keine separate Einrichtungsgebühr. Sie bekommen sie von uns, an ihr klingelt direkt die KI, und es ist kein Eingriff in Ihren bestehenden Anschluss nötig. So sind Sie ohne jeden technischen Aufwand startklar.
Kann ich meine alte Nummer später zu Ihnen mitnehmen?
Ja. Die Rufnummernmitnahme (Portierung) ist seit Dezember 2021 gesetzlich kostenlos — auch im Festnetz. Den Antrag stellen Sie über uns als neuen Anbieter, wir kümmern uns um die Freigabe beim alten Anschluss. Bitte beachten: Die Portierung kündigt in der Regel Ihren alten Anschluss, deshalb ist sie der Schritt für "langfristig nur noch eine Nummer". Wer das nicht will, bleibt einfach bei der Umleitung — da bleibt der alte Anschluss bestehen.
Persönliche Beratung — direkt erreichbar.
Sie können sofort selbst starten — oder Sie lassen sich von uns beraten und die Einrichtung abnehmen. Rufen Sie einfach an oder schreiben Sie uns: wir zeigen Ihnen, wie SmartRezeption für Ihren Betrieb klingt. Kein Verkaufsdruck.